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Webmail VS Email Client: pro e contro per la tua azienda

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email client vs webmail

Il mondo si divide in due categorie: chi usa i software di Email Client e chi preferisce connettersi e accedere alla Webmail.

Purtroppo sono ancora molte le persone, e tra questi ci sono tanti imprenditori, che non conoscono ancora la differenza ed entrano in panico quando “il computer non scarica la posta”. Oggi vogliamo aiutarti a comprendere meglio le differenze tra questi servizi, rilevando i pro e i contro per aiutarti scegliere quello più adatto alla tua azienda.

Webmail o Email Client: differenza, pro e contro?

La Webmail è uno spazio online che consente di accedere alla propria casella e gestire la posta in arrivo o in uscita solo ed unicamente quando si è connessi. Per accederv occorre quindi avere la connessione e, se si accede da pc, usare un browser (Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, Google Chrome…) mentre se si usa un dispositivo mobile è possibile scaricare l’app e questa si connetterà al servizio email senza comunque scaricare nulla sul dispositivo.

Tra i servizi di Webmail più famosi citiamo Gmail, iCloud (della Apple), Outlook.com, Yahoo! e così via.

Questa soluzione è indicata soprattutto per professionisti che desiderano consultare l’e-mail ovunque, anche da dispositivi differenti (fissi e mobili). Il vincolo è sempre e comunque quello di avere una connessione disponibile. In questi casi è necessario scegliere un servizio che offra tanto spazio di archiviazione in modo da conservare online anche i messaggi più vecchi.

In tal senso Gmail è uno dei più capienti (offre 15 MB di spazio). Nel caso in cui ci si iscriva ad un servizio web con spazio limitato il pericolo è che, una volta superato, non permette di ricevere altre e-mail che vengono rispedite al mittente. E questo è molto fastidioso, oltre a rovinare la reputazione di un’azienda o un professionista!

Accanto ai pro ci sono anche i contro: la Webmail infatti rende più complessa la gestione di diversi indirizzi, una situazione tipica per molti imprenditori, dipendenti e manager aziendali.

Un Email Client è invece un programma da installare sul computer che consente di scaricare la posta sul dispositivo. Anche in questo caso i software a disposizione sono numerosi, tra i più famosi ci sono Outlook o Thunderbird.

Per scaricare, leggere e inviare le proprie e-mail occorre installare il programma e configurarlo in modo che sia sincronizzato con l’account web. Molti non riescono a farlo e quindi rinunciano al servizio già in partenza.

Inoltre, i Client devono essere aggiornati e protetti con l’antivirus, perchè scaricando la posta c’è il rischio che anche file e software indesiderati finiscano dentro il pc.

Uno dei vantaggi dei Client di posta è la possibilità di avere sempre a disposizione sul PC la posta scaricata, che può essere consultata anche senza connessione. Inoltre, offrono sicuramente tante funzionalità che possono essere utili ad un professionista che ricerca un programma serio e completo per rendere più pratica la gestione del lavoro.

Tuttavia, esistono anche svantaggi. Per esempio, molti preferiscono mantenere solo la Webmail perchè in questo modo la posta è accessibile ovunque, mentre quando viene scaricata sul pc si cancella dalla Webmail e questo vincola l’utente a dover consultare vecchi messaggi solo da quel dispositivo.

Quando si parla di utenti privati, esistono diverse ragioni di praticità, relative alla singola persona, che portano a scegliere una o l’altra soluzione. Ma quando il discorso si sposta sulle AZIENDE occorre riflettere a lungo su entrambe le possibilità e trovare una soluzione ottimale.

Spesso le persone dell’azienda hanno ruoli specifici e devono quindi gestire sia un’e-mail per la comunicazione interna (nome.persona@dominio.it) e una verso i clienti (ruolo@dominio.it) e in molti casi a questa si aggiungono altri indirizzi come il più comune info@dominio.it. Insomma, spesso i professionisti devono controllare 5 o 6 caselle. Qui i giochi si complicano!

Molti optano per una soluzione intermedia: sincronizzano i dispositivi in modo da usarli sia fuori che dentro l’ufficio.

 Sincronizzare i servizi di posta: come fare 

Se, per esempio, hai l’esigenza di consultare la posta da diversi dispositivi, anche in mobilità, appare scomodo usare un Client, a meno che non sia ben sincronizzato e ottimizzato per la ricezione da altri dispositivi, mentre la gestione integrata di più WebMail è sicuramente una soluzione migliore.

Per esempio, se usi Gmail puoi sincronizzare la tua Webmail in modo da ricevere tutti i messaggi sul cellulare, a prescindere dall’indirizzo a cui ti arrivano.

Se invece consulti la casella solo in ufficio e solo dal tuo computer allora puoi ricorrere ad un Client di posta.

Tuttavia, niente ti vieta di optare per una soluzione intermedia, usando uno o l’altro sistema, a seconda delle tue esigenze!

Protocollo IMAP: perchè scegliere tra Client e Webmail?

Il protocollo IMAP (Internet Message Access Protocol) ha sostituito il vecchio POP (Post Office Protocol) usato precedentemente per leggere la posta da Client.

Come il suo predecessore consente di scaricare e gestire la posta dal computer, eventualmente cancellandola dalla casella web, ma oltre a queste opportunità permette anche di sincronizzare i dispositivi e offre ulteriori vantaggi, tanto cari ai professionisti:

  • Si può accedere alla posta anche off-line: il programma non si disconnette dopo aver scaricato la posta, ma è sempre connesso. Questo permette di risparmiare tempo, per esempio se si deve scaricare un allegato pesante, e avere sempre aggiornata la casella delle e-mail in arrivo.
  • Diversi utenti possono scaricare il programma usare la stessa casella, mentre il protocollo POP permetteva solo ad un client di accedere ad una casella di posta.
  • Accesso a singole parti dell’e-mail (MIME) in modo da vedere, per esempio, un anteprima dell’email prima di scaricare un allegato.
  • Si possono creare e trovare cartelle IMAP per migliorare l’organizzazione delle e-mail. Inoltre si possono creare cartelle condivise tra i diversi utenti.
  • Si possono fare delle ricerche sul server per trovare particolari messaggi.

L’IMAP è molto usato nelle aziende, perchè un utente può scaricare e accedere alla posta condivisa o propria da qualsiasi dispositivo usato. Per usare al meglio un Client e conoscerne tutte le funzionalità occorre studiare e aggiornarsi: le novità sono sempre in agguato.

Questa soluzione permette di trovare un ottimo compromesso tra i due servizi. Vuoi rendere ancora più efficace la tua azienda? Pensi che un sito vetrina sia sufficiente? Dicci la tua nei commenti!

Luigi Vargiu

Luigi Vargiu

Curioso. Tanto. Forse anche per questo ho scelto di essere imprenditore in un settore in continua evoluzione, sono infatti il CEO di Strogoff ed E-Commerce Strategist. Ho formazione liceale, una laurea in Economia e Commercio, vari corsi di alta formazione in campi trasversali e tanta voglia di imparare da chiunque io incontri. Amo il bello, canto, suono la chitarra e sto imparando a suonare il pianoforte. Ho una famiglia fantastica, che è la mia più grande fonte di consapevolezza e crescita.

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