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Webmail VS Email Client: pro e contro per la tua azienda

email client vs webmail

Il mondo si divide in due categorie: chi usa i software di Email Client e chi preferisce connettersi e accedere alla Webmail.

Purtroppo sono ancora molte le persone, e tra questi ci sono tanti imprenditori, che non conoscono ancora la differenza ed entrano in panico quando "il computer non scarica la posta". Oggi vogliamo aiutarti a comprendere meglio le differenze tra questi servizi, rilevando i pro e i contro per aiutarti scegliere quello più adatto alla tua azienda.

Webmail o Email Client: differenza, pro e contro?

La Webmail è uno spazio online che consente di accedere alla propria casella e gestire la posta in arrivo o in uscita solo ed unicamente quando si è connessi. Per accederv occorre quindi avere la connessione e, se si accede da pc, usare un browser (Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, Google Chrome...) mentre se si usa un dispositivo mobile è possibile scaricare l'app e questa si connetterà al servizio email senza comunque scaricare nulla sul dispositivo.

Tra i servizi di Webmail più famosi citiamo Gmail, iCloud (della Apple), Outlook.com, Yahoo! e così via.

Questa soluzione è indicata soprattutto per professionisti che desiderano consultare l'e-mail ovunque, anche da dispositivi differenti (fissi e mobili). Il vincolo è sempre e comunque quello di avere una connessione disponibile. In questi casi è necessario scegliere un servizio che offra tanto spazio di archiviazione in modo da conservare online anche i messaggi più vecchi.

In tal senso Gmail è uno dei più capienti (offre 15 MB di spazio). Nel caso in cui ci si iscriva ad un servizio web con spazio limitato il pericolo è che, una volta superato, non permette di ricevere altre e-mail che vengono rispedite al mittente. E questo è molto fastidioso, oltre a rovinare la reputazione di un'azienda o un professionista!

Accanto ai pro ci sono anche i contro: la Webmail infatti rende più complessa la gestione di diversi indirizzi, una situazione tipica per molti imprenditori, dipendenti e manager aziendali.

Un Email Client è invece un programma da installare sul computer che consente di scaricare la posta sul dispositivo. Anche in questo caso i software a disposizione sono numerosi, tra i più famosi ci sono Outlook o Thunderbird.

Per scaricare, leggere e inviare le proprie e-mail occorre installare il programma e configurarlo in modo che sia sincronizzato con l'account web. Molti non riescono a farlo e quindi rinunciano al servizio già in partenza.

Inoltre, i Client devono essere aggiornati e protetti con l'antivirus, perchè scaricando la posta c'è il rischio che anche file e software indesiderati finiscano dentro il pc. 

Uno dei vantaggi dei Client di posta è la possibilità di avere sempre a disposizione sul PC la posta scaricata, che può essere consultata anche senza connessione. Inoltre, offrono sicuramente tante funzionalità che possono essere utili ad un professionista che ricerca un programma serio e completo per rendere più pratica la gestione del lavoro.

Tuttavia, esistono anche svantaggi. Per esempio, molti preferiscono mantenere solo la Webmail perchè in questo modo la posta è accessibile ovunque, mentre quando viene scaricata sul pc si cancella dalla Webmail e questo vincola l'utente a dover consultare vecchi messaggi solo da quel dispositivo.

Quando si parla di utenti privati, esistono diverse ragioni di praticità, relative alla singola persona, che portano a scegliere una o l'altra soluzione. Ma quando il discorso si sposta sulle AZIENDE occorre riflettere a lungo su entrambe le possibilità e trovare una soluzione ottimale.

Spesso le persone dell'azienda hanno ruoli specifici e devono quindi gestire sia un'e-mail per la comunicazione interna ([email protected]) e una verso i clienti ([email protected]) e in molti casi a questa si aggiungono altri indirizzi come il più comune [email protected] Insomma, spesso i professionisti devono controllare 5 o 6 caselle. Qui i giochi si complicano!

Molti optano per una soluzione intermedia: sincronizzano i dispositivi in modo da usarli sia fuori che dentro l'ufficio.

 Sincronizzare i servizi di posta: come fare 

Se, per esempio, hai l'esigenza di consultare la posta da diversi dispositivi, anche in mobilità, appare scomodo usare un Client, a meno che non sia ben sincronizzato e ottimizzato per la ricezione da altri dispositivi, mentre la gestione integrata di più WebMail è sicuramente una soluzione migliore. 

Per esempio, se usi Gmail puoi sincronizzare la tua Webmail in modo da ricevere tutti i messaggi sul cellulare, a prescindere dall'indirizzo a cui ti arrivano. 

Se invece consulti la casella solo in ufficio e solo dal tuo computer allora puoi ricorrere ad un Client di posta

Tuttavia, niente ti vieta di optare per una soluzione intermedia, usando uno o l'altro sistema, a seconda delle tue esigenze! 

Protocollo IMAP: perchè scegliere tra Client e Webmail?

 Il protocollo IMAP (Internet Message Access Protocol) ha sostituito il vecchio POP (Post Office Protocol) usato precedentemente per leggere la posta da Client.

Come il suo predecessore consente di scaricare e gestire la posta dal computer, eventualmente cancellandola dalla casella web, ma oltre a queste opportunità permette anche di sincronizzare i dispositivi e offre ulteriori vantaggi, tanto cari ai professionisti:

  • Si può accedere alla posta anche off-line: il programma non si disconnette dopo aver scaricato la posta, ma è sempre connesso. Questo permette di risparmiare tempo, per esempio se si deve scaricare un allegato pesante, e avere sempre aggiornata la casella delle e-mail in arrivo.
  • Diversi utenti possono scaricare il programma usare la stessa casella, mentre il protocollo POP permetteva solo ad un client di accedere ad una casella di posta.
  • Accesso a singole parti dell'e-mail (MIME) in modo da vedere, per esempio, un anteprima dell'email prima di scaricare un allegato.
  • Si possono creare e trovare cartelle IMAP per migliorare l'organizzazione delle e-mail. Inoltre si possono creare cartelle condivise tra i diversi utenti.
  • Si possono fare delle ricerche sul server per trovare particolari messaggi.

L'IMAP è molto usato nelle aziende, perchè un utente può scaricare e accedere alla posta condivisa o propria da qualsiasi dispositivo usato. Per usare al meglio un Client e conoscerne tutte le funzionalità occorre studiare e aggiornarsi: le novità sono sempre in agguato.

Questa soluzione permette di trovare un ottimo compromesso tra i due servizi. Vuoi rendere ancora più efficace la tua azienda? Pensi che un sito vetrina sia sufficiente?

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