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Riunioni di lavoro pratiche e veloci: usi già le videoconferenze?

riunione in videoconferenza

Ti ricordi come funzionavano gli incontri con clienti e collaboratori fino ad almeno 10 anni fa? Per organizzare le tue riunoni aziendali dovevi allestire una sala del tuo ufficio o spostarti da un luogo all'altro, spesso con un inutile dispendio di energie, tempo e denaro.

Poi sono arrivate le nuove tecnologie: oggi servizi come Whatsapp ci consentono di chiacchierare tramite messaggi scritti e vocali. Ci sono poi le e-mail, le telefonate, i social network, le chat e altri canali utili per tenerci in contatto sia con i nostri colleghi che con la clientela. 

Spesso un messaggio o una chiamata non sono sufficienti, è necessaria una chiacchierata a quattr'occhi, in particolar modo quando, nella riunione, sono coinvolte più di due persone. Fortunatamente, anche in questo caso, l'innovazione riesce a soddisfare le esigenze delle aziende: nasce così la videoconferenza, una sorta di riunione 3.0 che permette a due o più persone distanti tra loro di chiacchierare guardandosi negli occhi, grazie alla presenza di un dispositivo dotato di monitor, come un desktop o uno smartphone.

Se non hai ancora sperimentato questi meeting di ultima generazione oggi vogliamo aiutarti a capire come funzionano e quali sono i servizi (anche gratuiti) che ti consentono di organizzare una riunione di lavoro pratica e veloce, addirittura a casa tua!

Riunioni in videoconferenza: i vantaggi per la tua azienda

La videoconferenza ha diversi vantaggi per le aziende: la possibilità di sostituire le riunioni tradizionali con incontri virtuali ha ripercussioni sui costi e processi aziendali, e anche a livello organizzativo e conoscitivo, perchè consente di organizzare incontri anche tra più persone distanti tra loro.

Esistono diversi dati che confermano i benefici della videoconferenza: ti presentiamo 5 aspetti da valutare anche per la tua impresa.

1 - RIDUZIONE DEI COSTI IN TEMPO E DENARO 

Le aziende che hanno introdotto la videoconferenza nel loro modus operandi hanno visto ridurre i costi di viaggio di manager, imprenditori e dipendenti. Il budget di spesa riservato agli spostamenti è uno dei più importanti per un'azienda. Secondo la ricerca effettuata dalla Easynet Global Services, solo il 55% dei viaggi fatti da professionisti è dedicato ad attività lavorative, il tempo restante è occupato da cambi d'aereo, taxi, treno o spostamenti da un Hotel all'altro per incontrare clienti e colleghi. 

Il 60% del campione di imprenditori intervistati pensa che le videoconferenze possano essere una soluzione ottimale al problema del budget per i viaggi. Il risparmio si aggirerebbe intorno al 30%. Nonostante questi numeri, sono ancora tante le aziende che non prendono ancora in considerazione questa possibilità: addirittura i due terzi degli intervistati! 

Il motivo? La paura di cambiare il proprio modo di lavorare, dove l'interazione fisica è considerata ancora da tanti insostituibile! 

2 - COLLOQUI DI LAVORO RAPIDI ED EFFICACI

Un altro vantaggio spesso sottovalutato è l'utilità della videoconferenza durante la selezione dei candidati: pensiamo a quanti colloqui conoscitivi in ufficio potremmo risparmiarci con un incontro virtuale!

Eppure sono ancora troppo poche le aziende che sfruttano questa possibilità, soprattutto in Italia.

Come funziona un colloquio in videoconferenza? C'è chi ha realizzato un divertente spot per un lavoro davvero speciale:

 

 

3 - INTRODURRE IN AZIENDA LO SMART WORKING

Le videoconferenze, così come tutte le attività lavorative effettuate grazie alle nuove tecnologie, rientrano in un concetto molto ampio, in piena diffusione in tutto il mondo. Parliamo dello smart working, ovvero il nuovo modo di lavorare "agile" dove non è obbligatorio avere un ufficio e degli orari di entrata/uscita, ma è sufficiente un dispositivo elettronico e una connessione per portare a termine i propri compiti: dalla realizzazione di progetti, al Servizio Clienti, alla redazione di contenuti e gestione di e-commerce e siti web, fino anche all'incontro virtuale con clienti e colleghi! 

La videoconferenza infatti può effere effettutata in qualsiasi luogo e momento della giornata: basta addirittura uno smartphone e una connesione!

Lo smart working sarà sempre più influente nel futuro, in particolare nelle aziende del settore terziario, sia B2B che B2C. Perciò, perchè non sfruttare il trend sin da subito e cavalcare il cambiamento?

4 - COINVOLGERE MAGGIOREMENTE I DIPENDENTI

Spesso a causa dei limiti di budget, spazio e tempo, i dipendenti non vengono coinvolti nelle riunioni e questo li estranea dalla vita aziendale, non li fa sentire abbastanza partecipi. Da qui nascono problemi legati alla corretta comunicazione, al coinvolgimento e alla motivazione della forza lavoro.

Grazie alle videoconferenze è possibile organizzare molte più riunioni, coinvolgendo anche le risorse umane e questo consente di instaurare un clima più partecipato e comunicativo, dove il dipendente si sente realmente parte dell'azienda.

Inoltre, grazie alle riunioni virtuali è possibile migliorare la condivisione di informazioni o lavorare attivamente insieme a colleghi che magari si trovano dall'altra parte del mondo. 

5 - MIGLIORARE IL PIANO DI MARKETING

Un altro vantaggio? Forse non ci hai ancora pensato ma puoi pensare a delle soluzioni in videoconferenza per il tuo target da inserire nel tuo piano di marketing. Per esempio, puoi proporre dei video-tutorial personalizzati, o delle consulente a tempo rivolte a persone dislocate in varie zone del mondo. 

Un'altra idea è quella di inserire la videochiamata tra i servizi del tuo Customer Care, in questo modo puoi risolvere la soluzione di chi, per esempio, ha problemi di udito oppure è sordo-muto. Immagina, quanto può essere competitivo un servizio del genere!

La videoconferenza inoltre ti consente di ampliare i confini della tua azienda, è un elemento importante se intendi vendere all'estero e quindi internazionalizzare il tuo business. 

Sicuramente in questo caso è fondamentale offrire un servizio d'eccellenza in multi-lingua in modo da poter parlare con persone provenienti da diversi Paesi. 

Pensi che introdurre un Software per videoconferenza nella tua impresa sia dispendioso? Niente affatto. Esistono tanti servizi gratuiti altamente performanti, che magari già usi in azienda per altri motivi. Vediamo quali sono i servizi per fare videoconferenza: da Hangouts a Skype, di cui ti abbiamo già parlato in un articolo precedente

Vediamo i più usati ed efficaci per la tua azienda!

Google Hangouts

Software per videoconferenza: parliamo di Gmail Hangouts

Google offre tante soluzioni per le aziende. In un precedente articolo ti abbiamo illustrato le caratteristiche di G Suite Business, un pacchetto di servizi pernsato proprio per i professionisti. 

Se cerchi una soluzione per le videoconferenze ti consiglio Google Hangouts, disponibile per chi ha un account Gmail, quindi si può usare sia su computer fisso che su smartphone Android e iOS. 

Hangouts è un servizio completo e permette di inviare messaggi di testo, effettuare videochiamate e videoconferenze (fino ad un massimo di 10 persone connesse) e offre anche un servizio VoIP.

Accedi ad Houngouts dal menu principale del tuo account Google!

hangouts.png

Skype e le videochiamate di gruppo... e non solo!

Un altro software molto usato dalle aziende italiane (e forse anche dalla tua) è Skype. Tra i tanti servizi offerti, c'è anche quello delle videochiamate di gruppo gratuite che possono effere fatte da dispositivi mobili e fissi. 

Da qualche mese, anche con Whatsapp è possibile fare delle videochiamate coinvolgendo più persone. Se usi già questa app di messaggistica con la tua azienda, ora puoi comunicare ai tuoi clienti e collaboratori la tua disponibilità ad effettuare delle videochiamate con lo smartphone. Anche in questo caso il servizio è totalmente gratuito e si può interagire con interi gruppi di persone.

videochiamata con Whatsapp

Come vedi sono tanti i servizi, che sicuramente già conosci, che consentono anche di effettuare delle videochiamate e riunioni in videoconferenza. Non ti resta che rompere il ghiaccio e sfruttarne tutte le opportunità.

Comprendere, analizzare, progettare e mettere in pratica. Tante attività un solo obiettivo: vendere. Vuoi raggiungere con successo risultati reali? Fatti guidare: scarica subito il documento che abbiamo realizzato per te!

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